Hlavní Skupiny A Kluby 20 tipů pro plánování rozpočtu pro úspěšnou událost

20 tipů pro plánování rozpočtu pro úspěšnou událost

fotografie při pohledu přes stůl se stránkami grafů, lístků s poznámkami, lidí pracujících společně

Chcete, aby si lidé pamatovali zážitek z vaší události, a váš rozpočet je klíčem k uskutečnění těchto zvláštních okamžiků. Při vytváření provozního rozpočtu na událost je důležité začít s plánem. I když je nemožné mít perfektní rozpočet, máte k dispozici užitečné informace o tvorbě proveditelného a realistického rámce pro vaši další virtuální nebo osobní událost.



Proveďte průzkum pro svůj rozpočet

  1. Představte si svou událost - První tip, proveďte nějaké plánování, které vůbec neobsahuje peníze. Vytvořte si časovou osu včetně toho, co se stane a jaký personál budete potřebovat pro každou část akce. Sdílejte to se zúčastněnými stranami a zajistěte, aby všichni byli na stejné stránce. Pak se můžete opravdu začít dívat na skutečné náklady a priority pro každého, kdo akci plánuje.
  2. Počty hotovosti - Kolik můžete reálně utratit za tuto událost, aniž byste způsobili finanční stres? Dále objasněte své hlavní priority pro tuto událost. Toto budou vaše „základní vodítka“, když začnete omezovat, co je v rámci vašeho rozpočtu nutné a co nikoli.
  3. Na záležitostech záleží - Uvažujte také o svém místě. Mohli byste využít volné nebo darované místo? Nezapomeňte provést předběžná volání, abyste zkontrolovali dostupnost, a zeptejte se, zda existují nějaké další poplatky za využití prostoru, jako jsou úklidové služby a úvahy o parkování.
  4. Udělejte si mozek - Síť s lidmi, kteří provedli podobné akce, jako jsou jiné neziskové benefiční akce. Zeptejte se na jejich rozpočet a na to, jaká „překvapení“ přišla, že možná neuvažujete.
  5. Sleuth Historická data - Další složka výzkumu se zabývá rozpočty historických událostí pro vaši organizaci. Pokud se jedná o událost poprvé, podívejte se na příklady rozpočtů online s aktuálními odhady cen (které se budou lišit od oblasti k oblasti) podobných událostí.
  6. Cenové trendy - Prozkoumejte běžné cenové trendy ve vaší oblasti pro položky s velkými vstupenkami, jako je pronájem místa konání, náklady na stravování a technické potřeby. Požádejte několik společností o nabídky a nezapomeňte se podívat na online recenze a hodnocení Better Business Bureau.
  7. Vysoký a nízký seznam - Vytvořte pro svůj rozpočet seznam, který zohlední, kde se vám podaří utratit za méně výdajů a kde nechcete šetřit. Diskutujte o tom s dalšími zúčastněnými stranami v případě události. Například by každý byl pro půjčování stolů, pokud by je bylo možné zakrýt kvalitním stolním prádlem?
  8. Sponzoři, dary a věci zdarma, ó můj - Dary a sponzoři akcí mohou pomoci uskutečnit některé řádkové položky z vašeho rozpočtu. Obraťte se na ty, kteří v minulosti pomáhali, a přemýšlejte o nových podnicích, které by mohly pomoci. Využijte co nejvíce dobrovolníků a nezapomeňte vylepšit svou komunikační a organizační hru registrací.
  9. Eliminujte překvapení - Jakmile vytvoříte časovou osu svého programu událostí a shrnete svůj výzkum, budete mít hrubý odhad celkových nákladů. Nyní můžete začít vyplňovat podrobnosti, s ohledem na to, co máte v bance a vaše základní náležitosti, abyste později minimalizovali překvapení.

Zaregistrujte účastníky konference vedení pomocí online registrace. Zobrazit příklad

Vytvořte si svůj rozpočet

  1. Náklady na místo - Sledujte všechny předpokládané poplatky, které by mohly být spojeny s pronájmem prostoru, jako je úklid, jakékoli personální a obslužné potřeby, a pokud se objeví další náklady na pronájem nábytku.
  2. Značení a dekorace pro konkrétní místo - Personalizace je rostoucí trend v plánování akcí, takže nezapomeňte vzít v úvahu náklady na přizpůsobení prostoru potřebami dekorů a značení, které zvyšují zážitek z akce pro hosty.
  3. Technologie událostí - Toto široké spektrum potřeb by mohlo zahrnovat fotografii, zvuk, registrační nástroj a video. Pokud pro svou akci potřebujete zkušeného zvukového technika, prohlédněte si hodinové sazby a ujistěte se, že tyto náklady jsou zahrnuty v rozpočtu. Pokud vaše událost bude zahrnovat videoprezentace, nezapomeňte zahrnout veškeré výrobní náklady.
  4. Zábava - Pokud budete nabízet honoráře pro řečníky nebo najímat zábavu, nezapomeňte zahrnout řádkové položky do provozního rozpočtu. Stejně důležité je získat jasnou písemnou smlouvu, takže očekávání a platby jsou jasně vysvětleny.
  5. Náklady na stravování - To je místo, kde vám váš výzkum pomůže při navigaci ve smlouvách o stravování. Pokud budete mít servery, zahrňte tento údaj do svého rozpočtu a uveďte jakoukoli odměnu, kterou byste chtěli poskytnout. Ujistěte se, že pečlivě prozkoumáte svůj vysoký a nízký seznam, protože stravování může být skvělým zdrojem utrácení nadměrného množství nebo skvělým místem pro uložení.
konference konference konference semináře fóra registrace plány profesionálové akce firmy registrační formulář závody běžící 5k 10k sbírka sbírka maraton registrace formulář
  1. Přeprava - Je důležité přemýšlet o přepravních potřebách, protože to může být překvapení pro rozpočet, pokud jste nezohlednili podrobnosti své časové osy nebo to, co budete potřebovat k přepravě lidí. To by mohlo zahrnovat věci, jako jsou golfové vozíky pro přepravu nebo přívěsy a nákladní vozy pro vytahování inscenací nebo větších předmětů.
  2. Zabezpečení, pokud je potřeba - V závislosti na povaze vaší akce se poraďte se svými zúčastněnými stranami a zjistěte, zda je po ruce zabezpečení části nebo celé vaší akce v nejlepším zájmu vaší organizace.
  3. Děkuji dárky - Vzpomínka na vaše sponzory a dobrovolníky s poděkováním po vaší akci má velký dopad a pozitivně se odráží na vaší organizaci. Cena i poštovní známky však někdy může být nepříliš zábavným překvapením! Nezapomeňte přidat do svého rozpočtu všechny plány, které máte k poděkování vašim pomocníkům.
  4. Zahrnout okraj - Dejte si trochu kroutit pokoj ve svém rozpočtu; někteří říkají, že do překročení rozpočtu zahrnout až 20% z rozpočtu vaší akce. Pokud chcete uspořádat akci bez toho, abyste po každé maličkosti potili kulky, tento poslední řádek vašeho rozpočtu pokaždé ušetří váš zdravý rozum.

Koordinujte dobrovolníky festivalu online registrací. Zobrazit příklad

Úkoly po události

  1. Buďte spasitelem - Nezapomeňte si uchovat všechny stvrzenky, smlouvy o místě konání a dohody o personálním zajištění. Zvažte použití bezplatné aplikace skeneru k pořizování snímků všech vašich papírů, aby byly vždy po ruce a uspořádány.
  2. Shrňte úspory a překvapení - Po skončení akce nezapomeňte aktualizovat předpokládané a skutečné výdaje. Pokud existují oblasti pozitivního spoření, nebude na škodu zdůraznit vaší organizaci hodnotu, kterou jste tomuto procesu přinesli. A na závěr nezapomeňte, zda existují nějaké řádkové položky s překvapením, které bude možná třeba přidat pro budoucí události.

Váš rozpočet je lepidlo, které spojuje všechny pohyblivé části vaší akce, takže je důležité věnovat čas a pozornost, kterou si zaslouží. Mít v ruce důkladný a pečlivě vytvořený rozpočet bude jako mít vítězný scénář pro další akci vaší organizace. Do toho týme!



Julie David je spisovatelka na volné noze, pedagogka a manželka pastora z oblasti Středozápadu, která má ráda objetí.

hra pro ministerstvo mládeže

DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizování skupin a klubů.


Zajímavé Články