Hlavní Neziskové Organizace 40 nápadů pro vytvoření a propagaci výroční zprávy vaší neziskové organizace

40 nápadů pro vytvoření a propagaci výroční zprávy vaší neziskové organizace

nezisková výroční zpráva rozložení obsah datové grafy dárci dobrovolníciNeziskové organizace mají každoročně ve své výroční zprávě možnost informovat své dárce a širokou veřejnost o jejich pokroku, úspěších a financích. Některé zprávu zveřejní v novém roce a jiné na konci významného čtvrtletí. Zpráva je vynikající příležitostí ukázat lidem, jak plníte své poslání, prostřednictvím příběhů, statistik a fotografií. Vyzkoušejte tyto nápady a vytvořte a propagujte svou příští výroční zprávu.

Začínáme: Plánování a řízení projektů

  1. Publikum - Nejprve zvažte své publikum. Výroční zprávy jsou obvykle psány jedním ze dvou způsobů. Mluvíte s širokou veřejností nebo konkrétně s dárci? Jazyk, který používáte ve svém přehledu, by měl odrážet vaše publikum. Pokud je zpráva pro dárce, ujistěte se, že se týká příslušných obav a odpovídá na otázky. Pokud jej navrhnete pro širokou veřejnost, měl by být jazyk informativní a měl by ho každý snadno vyzvednout a přečíst.
  2. Dárcovství Jazyk - Pokud je zpráva specifická pro dárce, zaměřte se na vděčnost pomocí jazyka, který odráží zapojení a příspěvky. Například: „Pomohli jste uskutečnit následující iniciativu ...“ Snažte se vytvořit kousek, který by vaši dárci chtěli ponechat na svém konferenčním stolku a sdílet s ostatními. Dárci by měli pochopit cíl vaší organizace a to, že úspěchy neziskové organizace jsou také jejich úspěchy. Pamatujte, že dárci často přispívají mnoha způsoby, nejen finančními příspěvky.
  3. Veřejné Jazyk - Široká veřejnost by měla být schopna přečíst si zprávu a snadno pochopit vizi neziskové organizace, a zejména to, jak bylo této mise během roku dosaženo. Vyvarujte se konkrétního jazyka, který může dávat smysl pouze dárcům nebo zasvěceným osobám.
  4. Rozpočet - Definujte rozpočet projektu a způsob jeho přidělování při vypracovávání výroční zprávy. Rozpočet pomůže definovat formát a zdroje.
  5. Plánovat dopředu - Vytvořte podrobnou časovou osu projektu a systém pro sledování postupu hlášení. Prozkoumejte možnosti outsourcingu a zahrňte je do celkové časové osy. Dáte svému publiku na výběr, jak zobrazit obsah na mobilu nebo počítači, videu nebo blogu? Budete na něj odkazovat ve své aplikaci nebo v e-mailové kampani? Podle toho plánujte.
  6. Stupnice pro Scope Creep - Creep rozsahu se stane, když se celková časová osa a plán vašeho projektu rozšíří, zatímco je projekt v procesu, čímž se posune celkový výsledek nebo realizovatelnost. Ve světě projektového managementu je creep rozsahu běžným problémem a slouží členům týmu, aby si toho všimli a dokonce si ho naplánovali. Když vycítíte tento posun, věnujte chvíli tomu, abyste se dostali na stejnou stránku se svým týmem, a explicitně definujte, jaké změny projektu budou znamenat pro celkovou časovou osu.

Vše o optice: Vyberte si svůj formát

  1. Krátký formát - Krátké výroční zprávy jsou dlouhé maximálně tři až čtyři stránky a představují krátký kousek k zahájení kritických výsledků vaší organizace. Krátké zprávy zdůrazňují informace na strategické úrovni a předpokládají, že lidé již znají přínosy a výstupy organizace. Zahrňte informace o tom, kam může vaše publikum jít, abyste našli podrobnější informace.
  2. Dlouhý formát - Dlouhé zprávy mají více než pět stránek, obsahují různý obsah a mají tendenci zahrnovat informace a inspiraci příběhem. Zvažte zahrnutí obsahu, aby lidé mohli rychle odkazovat na sekce, které je nejvíce zajímají o kontrolu.
  3. Zvažte Multimédia - Chcete-li se odlišit od jiných organizací, zamyslete se nad netradičním formátem vaší zprávy. Vyberte si formu médií, která je pro vaši neziskovou organizaci jedinečná a věrná - například video s těmi, kterým v zahraničí pomáháte, nebo fotografická esej včetně místní případové studie. Pokud má vaše organizace podcast, můžete strávit čas sdílením výsledků a příběhů ze zprávy. Přizpůsobte si formát podle vaší organizace a omezení rozpočtu. Pokud jste například agenturou pro životní prostředí, můžete si vytisknout několik zpráv o dřevě nebo recyklovaných materiálech.
  4. Ať je to umění - Vyberte téma nebo návrhový plán, který rezonuje s vaším průmyslovým odvětvím. Například fotografická nezisková organizace může vytvořit svou výroční zprávu na zadní straně řady svých původních fotografií. Jako další bonus mohou dárci uchovat a zarámovat zprávu jako umělecké dílo do svých domovů.
  5. Vizuální rozložení - Rozhodněte se o barvách šablony a konečném formátu (tištěném nebo digitálním). Jakou verzi svého loga použijete? Oddělte bloky textu obrázky a výsuvnými nabídkami se statistikami, grafikou nebo případovými studiemi. Pomocí interaktivních infografik nebo animovaných časových os pro ilustraci statistik a milníků usnadníte jejich čtení. Pamatujte, že prázdné místo je váš přítel. Chcete použít vynikající obsah a udržovat jej krátký a přitom stále zobrazovat nejlepší výsledky.
  6. Fotografie - Použijte umělecké fotografie (na rozdíl od textu), abyste zaujali čtenáře a řekli svůj příběh. Prozkoumejte webové stránky, které nabízejí bezplatné nebo levné akciové obrázky, nebo zvažte nákup obrázků od místního fotografa ve vaší oblasti. Prohlížejte si každou stránku své zprávy jako prvotřídní nemovitost a zajistěte, aby byl obsah smysluplný a poutavý.
charitativní nezisková gala sbírka benefiční večeře aukce registrační formulář dobrovolníci budují stavbu stanoviště služby modré zaregistrovat formulář

Tvorba obsahu: Co je třeba zahrnout

  1. Vyprávějte celý příběh - V dlouhé zprávě o formátu vyprávějte komplexní příběh od první stránky po poslední. Příběhy jsou tím, co zajímá a zaujme srdce lidí, nejen jejich mysli. Umístěte na obálku svoji nejlepší fotografii a ujistěte se, že všechny případové studie obsahují fotografii. Pokud tisknete a vázáte zprávu, promluvte si s vaší tiskárnou o rozlišení fotografií a možnosti potištěného tisku a digitálního tisku. Abyste se ujistili, že dosáhnete svých celkových cílů, věnujte chvilku scénáři celé zprávy, než začnete psát a shromažďovat obsah. Objasněte „proč“ pro zprávu a pro vaši organizaci jako celek a objasněte to.
  2. Slavit - Udělejte svou zprávu oslavnou. Výroční zpráva je skvělou příležitostí k oslavě úspěchů za uplynulý rok. Učení někdy znamená učit se z neúspěchu i z úspěchu. Držte se pozitivního jazyka a sledujte, jak to změní.
  3. Přiznat selhání - Ochotně si všimněte selhání, pokud existuje. Například „Zkoušeli jsme X a nefungovalo to, ale naučili jsme se z toho X, takže to posílilo naši věc.“ Většina dárců je v pořádku s vypočítaným rizikem. Buďte k tomu upřímní a všimněte si, jak jste se z toho poučili.
  4. Případové studie - Zahrňte alespoň jednu případovou studii nebo impaktní příběh z oboru. Lidé by se měli po přečtení cítit inspirováni a připraveni jednat. Snažte se to také zkrátit, aby je lidé četli s větší pravděpodobností.
  5. Prezidentský dopis - Připojte srdečný dopis od svého prezidenta nebo generálního ředitele. To by mělo zahrnovat to, na co je nejvíce hrdý z minulého roku, a svou vizi pro nadcházející rok.
  6. Citáty & Potvrzení - Pokud je to možné, uveďte citáty od příjemců a doporučení od lidí, kterým jste sloužili. Spojuje čtenáře s příjemci a oživuje poslání organizace. Používejte citáty a doporučení od vysoce ceněných lidí, kteří odpovídají misi a vizi vaší neziskové organizace.
  7. Prohlášení o poslání a vizi - Uveďte své poslání a / nebo vizi a poté se ujistěte, že vaše zpráva zaznamenává, jak tuto vizi a misi provádíte. Ukažte konkrétní výsledky i inspirativní příběhy. To by mělo vašemu publiku pomoci pochopit problém, který vaše nezisková organizace řeší, a co vaše nezisková organizace pomáhá.
  8. Rozmanitost - Zkontrolujte své obrázky a obsah, abyste se ujistili, že používá inkluzivní jazyk, který osloví různé čtenáře. Váš obsah a obrázky by měly odrážet populaci, kterou vaše nezisková organizace poskytuje.
  9. Zvažte autorská práva - Uveďte ve svém přehledu nezbytné zdroje citací nebo údajů a poskytněte úvěr vypůjčeným fotografiím nebo obsahu. Projděte si zákony o autorských právech svého odvětví, abyste se ujistili, že váš projekt dodržuje protokol.
  10. Kontaktní informace - Ve spodní části přehledu uveďte kontaktní informace své neziskové organizace, včetně poštovní adresy, telefonního čísla, webových stránek a sociálních médií. Pokud jsou lidé připraveni dát po zobrazení zprávy, ujistěte se, že máte k dispozici postup krok za krokem.
  11. Akreditační agentury - Uveďte seznam všech akreditačních agentur, které patříte, například Better Business Bureau nebo Charity Navigator. Naplánujte jim, že jim doručíte hromadu tiskových sestav k zobrazení.

Peníze se pohybují: finanční podrobnosti

  1. Závazek k transparentnosti - Reportujte přesně a usnadněte čtení financí. Použijte výsečový graf se snadno čitelným klíčem pro celkový finanční přehled a dejte lidem vědět, kde mají přístup k minulým výročním zprávám nebo devadesátým letům. Ukažte, kolik z rozpočtu jde na správu a kolik na náklady programu.
  2. Grafy - Pomocí grafů srovnávejte čísla s fakty v reálném čase. Většina lidí omezuje výroční zprávy, takže zvýrazněte cokoli zásadního. Pro lidi, kteří to chtějí prohlédnout, musí být jasný přehled vašich aktivit, zisků a dalších příjmů. Prezentace je vynikající formát pro zobrazování grafů a grafů.
  3. Dopad financí - Vysvětlete dopad a to, jak se změnily životy. Měli byste zde mít několik odrážek a grafiky se snadno čitelnými čísly, jednoduchou grafikou a fotografiemi. Například: „1 000 dětí minulý rok dostalo doučování, péči a výživné občerstvení v našem mimoškolním programu.“ Zkuste zahrnout 5 klíčových bodů. Pokud uvedete více než to, informace se začnou ztrácet. Použijte grafiku, aby byl vizuálně zajímavý.
  4. Kontrola faktů - Zkontrolujte a důkladně zkontrolujte všechny statistiky a uvozovky i pravopis jmen použitých v přehledu. Naplánujte několik fází kontroly, aby více lidí mohlo zkontrolovat chyby.

Zaměření na účel: Děkuji přispěvatelům a Cast Vision

  1. tým - Představte lidi svým zaměstnancům nebo výkonnému týmu pro větší organizace. To může být v postranním panelu vedle dalších příslušných informací. V neformální zprávě můžete sdílet hloupá fakta o zaměstnancích. Pro formálnější úvod se podělte o headshoty a krátký životopis.
  2. Představenstvo - Uveďte jména a role členů představenstva. Naplánujte, že každému členovi správní rady dáte hromadu tištěných zpráv, které můžete sdílet s přáteli. Nezapomeňte poděkovat výboru za jejich služby a mnoho způsobů, jak přispívají k celkové organizaci.
  3. Zvýraznění dárce - Některé velké neziskové organizace rádi vyzdvihují hlavní přispěvatele. Můžete je vypsat na postranním panelu nebo si nechat políčka Dárkové Spotlight s povídkami.
  4. Děkuji - Zvažte zahrnutí poděkování od členů týmu na všech úrovních: ředitelé, redaktoři, představenstvo, administrativa. To přidává jiný osobní prvek, který pomáhá posilovat spojení mezi dárci a zaměstnanci.
  5. Upřímné fotografie - Zvažte zahrnutí zábavných zákulisí nebo upřímných fotografií. To pomáhá dárcům lépe vám porozumět a poznat vás a cítit se více zapojeni. Tyto obrázky lze při propagaci přehledů zdvojnásobit jako příspěvky na sociálních médiích.
  6. Vize pro budoucnost - Většina výročních zpráv upozorňuje na to, co se stalo v minulém roce, ale také zváží zvýraznění vaší vize na příští rok, tři roky nebo pět let. To dává pádným důvodům pro dárce pokračovat v investování do organizace.

Dostaňte slovo: Jak propagovat

  1. Přizpůsobte formát - Přizpůsobte si propagační plán na základě formátu vašeho přehledu. Například pokud odhalujete konkrétní webovou stránku nebo novou část webu s informacemi o zprávách, budete jej chtít otestovat a před zveřejněním zjistit chyby. Až to bude hotové, pošlete e-mail svým dárcům s příslušným odkazem nebo náhledem, který je má nalákat, aby klikli na další informace. Pokud vytváříte tiskový kus, naplánujte si jeho dostupnost ve formátu PDF a v tištěné podobě. PDF by měl být také k dispozici pro prohlížení a stahování na vašem webu. Tištěné kopie mohou být ve formátu brožury, brožury nebo plakátu.
  2. Obal - Zasílejte výroční zprávy všem dárcům s děkovným dopisem. Pokud zasíláte tištěnou kopii, zvažte originální obal / poštovní zásilku, která je jedinečná pro vaši neziskovou organizaci. Zvažte také, komu jej posíláte. Mnoho mladších dárců dává přednost elektronickým kopiím a starší dárci upřednostňují tištěné kopie. Ne vždy tomu tak je, proto je důležité znát své dárce a to, co preferují.
  3. Obsah sociálních médií - Na začátku časové osy projektu zvažte vytvoření obsahu sociálních médií pro kanály, které použijete k propagaci zprávy.
  4. Naplánujte událost - Spárujte vydání své výroční zprávy s událostí, kterou vaše organizace již hostí, jako je večeře s uznáním dobrovolníků nebo firemní výročí. Nemáte nadcházející událost? Naplánujte si jeden a oslavte tvrdou práci, kterou vaše organizace letos odvedla. Zajistěte, aby členové vaší rady viděli zprávu před touto událostí, aby ji mohli při chatování se zaměstnanci a dobrovolníky odkazovat.
  5. Ruční doručování - Pokud je to možné, doručujte výroční zprávy v tištěné podobě ručně. Dodává osobní kontakt a dává dárcům příležitost zapojit se a klást otázky.
  6. Konferenční hovor - Některé neziskové organizace odkládají stranou formální zprávy pro národní konferenční hovor, kde generální ředitel nebo výkonný ředitel vede diskusi se zúčastněnými stranami a dárci o pokroku a dopadu minulého roku. To poskytuje osobní diskusi, možnost Q&A a informace v reálném čase.
  7. Interaktivní multimédia - Kromě digitálních možností vytvářejí některé neziskové organizace interaktivní webové stránky pro své výroční zprávy, které načítají statistiky v reálném čase nebo zahrnují animaci pro infografiku. Posílejte odkazy současným i potenciálním dárcům a zahrňte je do příspěvků na sociálních médiích. Získejte ve své komunitě trakci tím, že zprávu předložíte místním médiím.

Vy a vaši zaměstnanci si budete rádi vytvářet výroční zprávu, jak si pamatujete a oslavujete minulý rok. Mělo by být povzbudivé pro zaměstnance, dárce a dobrovolníky, aby viděli jejich dopad, a sloužit jako nástroj k posunu vaší organizace vpřed. Pamatujte, že se také stane cenným zdrojem pro pěstování nových partnerství. Užívejte si, jak si pamatujete, a oslavujte!

Andrea Johnson je rodená Texasanka, která nyní žije v Charlotte v Severní Karolíně se svým manželem a dvěma dcerami. Baví ji běh, fotografování a dobrá čokoláda.


DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizaci neziskových organizací.


Zajímavé Články