Hlavní Neziskové Organizace 50 tipů pro organizaci dobrovolníků

50 tipů pro organizaci dobrovolníků

přihlášení dobrovolného koordinátoraAť už jste neziskovým ředitelem, prezidentem PTO nebo vedoucím týmu při plánování projektu komunitních služeb, budete mít na starosti nábor, organizaci a uznávání dobrovolníků. Tyto tipy vám pomohou usnadnit a uspět v koordinaci dobrovolníků.

Nábor Taktika

Shromažďování lidí, kteří vám pomohou s vaší akcí, je jednou z časově nejnáročnějších a nejdůležitějších částí každé úspěšné akce.



bible kvíz otázky a odpovědi
  1. Zeptejte se brzy - Začněte se ptát, jakmile zjistíte datum vaší akce. Může to být den otevřených dveří vaší školy, setkání rodičů sportovních týmů nebo ústup skupin mládeže.
  2. Zeptejte se často - Natahujte se o pomoc po celý rok. Pokud lidé nejsou schopni pomoci s vaší první událostí, mohou pomoci příště. Zeptejte se také vícekrát. Možná měli ve svém kalendáři něco, co by jim umožnilo účast.
  3. Začněte v malém - Začněte tím, že se zeptáte své vlastní skupiny kolegů a přátel, kteří se s vámi dobrovolně přihlásili na události v minulosti. Jedná se o „vyškolené“ lidi, kteří také mohou pomoci šířit informace.
  4. Zeptejte se přímo - Zeptejte se lidí tváří v tvář, co byste chtěli, aby dělali. Je těžké někoho odmítnout, když si našel čas promluvit si s vámi.
  5. Buďte konkrétní - Přesně formulovat, jaká bude práce dobrovolníka. Lidé rádi znají podrobnosti toho, co budou dělat - prodej vstupenek, výroba sněhových kornoutů, vedení túr atd. Pokud je před akcí vyžadováno speciální školení, sdělte tyto časové požadavky jasně.
  6. Ukažte vášeň - Podělte se o své nadšení pro svou událost a vysvětlete, proč je to dobrá věc. Jděte nad rámec „potřebujeme peníze“. Ukažte, jak příčina pomáhá komunitě.
  7. Navazujte na účastníky akce - Plánování na příští rok začíná na konci vaší akce. Účastníci se mohou o vaši věc zvlášť zajímat a chtějí pomoci, aby se událost příštího roku ještě zlepšila.
  8. Hledejte lidi, kteří se již zavázali k vaší věci - Zvažte možnost požádat lidi, kteří se dobrovolně účastní podobných akcí, zda by měli zájem pomoci vaší věci.
  9. Zvyšte své úsilí - Zeptejte se dobrovolníků, jestli mají přátele, kteří by se k nim rádi připojili, nebo si myslí o jakýchkoli kontaktech, kterým by se tento typ dobrovolnické práce mohl líbit. Pokračujte získáním jejich kontaktních údajů.
  10. Učiňte vizi jasnou - Sdělte cíl akce. Pochopení celkového obrazu pomáhá dobrovolníkům zjistit, kam zapadají, a pokročit v celkové misi.

Online formulář dobrovolné registrace

Nástroje pro nábor

Maximalizace vaší dobrovolnické základny je klíčem k plánování úspěšných akcí. Zeptejte se lidí na různé způsoby a místa, jak si jen můžete myslet, abyste oslovili ty největší zájemce.

  1. Zkuste e-mail - Projděte si svůj vlastní e-mailový adresář a rozesílejte hromadně „Pojďme společně pracovat!“ zpráva pro dobrovolníky. Sdílejte základní informace o události - datum, čas, místo, příčinu - a vysvětlete konkrétní potřeby, jako je nastavení dekorací, pomoc s koncesemi nebo úklid odpadků.
  2. Zašlete každoroční výzvu o pomoc - Využití každoročního volání o pomoc může být účinné. Popište všechny potřeby, které skupina pro rok očekává. Zvažte jednou ročně telefonickou zprávu, která se dotazuje vašich dobrovolníků, jak mohou pomoci po celý rok.
  3. Zašlete Newsletter - Mnoho společností, škol a posilovacích skupin má pravidelně naplánovaný zpravodaj. Některé jsou elektronické a jiné zasílány šnečí poštou. Uveďte své kontaktní informace, aby dobrovolníci, kteří mají zájem, mohli kontaktovat přímo s vámi.
  4. Použijte DesktopLinuxAtHome - Zveřejněním odkazu na registraci na své stránce sociálních médií, webu nebo prostřednictvím JAKÉKOLI komunikačního kanálu pomůžete získat další slovo. Nejlepší část? Všechny povinnosti a možnosti mohou být stanoveny předem, takže dobrovolníci přesně vědí, co a kdy je potřeba. Zjistěte, jak začít, ZDE.
  5. Zanechte hlasovou schránku - Mnoho společností a škol má automatizovaný výstražný systém hlasových zpráv. Zeptejte se administrátora, zda tento systém může projít „all-call“ s dotazem na dobrovolníky a sdílení informací o akci.
  6. Vytvořte roční zasílání - Mnoho skupin má hromadnou poštu, která jde příjemcům vašeho dobrovolnického úsilí. Umístěte list žádosti o dobrovolníka - jednostránkový list se seznamem dobrovolnických pracovních míst, časových rámců a popisů - do této pošty pro dokončení a vrácení.
  7. Zúčastněte se schůzek - Požádejte o zařazení na pořad jednání vaší obchodní, organizační nebo PTO schůzky. Mít schránku pro shromažďování následných kontaktních informací. Nechte si na agendě vytisknout své kontaktní informace, aby vás dobrovolníci, kteří mají zájem, mohli snadno kontaktovat.
  8. Uspořádejte zájmovou schůzku - Naplánujte jedno nebo několik zájmových setkání, kde se potenciální dobrovolníci mohou dozvědět více o vaší organizaci, slyšet o konkrétní události a pochopit více o očekáváních dobrovolníků. Většina lidí je vděčná za šablonu nebo „herní plán“, než se přihlásí.
  9. Zašlete formulář zpětné vazby - Po akci odešlete dobrovolníkům formulář zpětné vazby, kdy jim poděkujete za pomoc. Zeptejte se, zda by měli zájem pomoci příští rok a vy budete před námi.
  10. Vytvořit závěrečnou zprávu - Do závěrečné zprávy uveďte jména a kontaktní údaje klíčových dobrovolníků. Když předáváte závěrečnou zprávu dalšímu vedoucímu, povzbuďte je, aby se v budoucnu podívali na tato jména klíčových pomocníků. Dejte lidem vědět, že budou znovu požádáni o pomoc!

Uspořádejte neziskové dobrovolníky online s plánováním bezplatných registrací



Poskytnout možnosti

Dobrovolníci pocházejí z různých prostředí s různými dovednostmi. Mít k dispozici mnoho možností znamená, že se může zapojit více lidí. Zde je několik nápadů.

  1. Zvažte technické potřeby - Potřebujete aktualizaci webových stránek, vylepšení databáze kontaktů, pomoc na sociálních médiích nebo grafický design? Pokud identifikujete technicky zdatného dobrovolníka, tuto sadu dovedností dobře využijte! Mnoho z těchto úkolů lze navíc provádět mimo pracoviště a s ohledem na dostupnost dobrovolníka.
  2. Vyžadujte věcné dary - Co je skvělý učitelský oběd bez jídla? Koncesní stánek bez lahvových nápojů? Poskytněte lidem možnost dobrovolnictví poskytnutím darovaného předmětu. Poskytněte časy a stránky odběru.
  3. Zapojte členy rodiny - Zapojte svou rodinu do dobrovolnického úsilí. Dejte dobrovolníkům možnost - a je to proveditelné - přivést s sebou děti, když budou dobrovolně. Povzbuďte jejich manžela, aby s nimi spolupracoval.
  4. Nabídněte příležitosti před akcí - Nabídněte několik možností, které vyžadují menší časový závazek před akcí. Například, existuje malování na výrobu bannerů nebo montážní linky k plnění dobrých tašek? Potřebujete vytvořit kopie?
  5. Poskytněte opci v hotovosti - Pochopte, že někteří lidé raději dávají peníze než čas. Nabídněte „výkup“ z času dobrovolníka. Například rodič by mohl poslat na oběd dárkovou kartu místo zakryté misky na potluck.
  1. Nabídněte příležitost dozvědět se něco nového - Povzbuďte dobrovolníky, aby vyzkoušeli něco jiného! To, že jste účetní, ještě neznamená, že musíte být prodejcem letenek. Vždycky vás zajímalo, jak se vyrábí popcorn? Zaregistrujte se pro ústupky.
  2. Vytvořte prostředí pro setkání s novými lidmi - Střídat lidi různými zaměstnáními, aby měli příležitost setkat se s dalšími dobrovolníky a účastníky.
  3. Využijte sílu přátelství k dobrému využití - Dejte lidem příležitost přihlásit se k dobrovolnické činnosti nebo k vedení s přáteli. Budou mít společný společný čas, zatímco budou trávit čas pomáháním dobré věci.
  4. Udržujte flexibilitu Pamatujte, že lidé se často chtějí nějak účastnit akce, přestože se dobrovolně účastní. Mohli by předem rozdávat programy a přesto se účastnit? Brainstormujte další možnosti.
  5. Zeptejte se na předvolby - Pamatujte, že potřebujete všechny typy lidí - vůdce, následovníky, dobrovolníky zaměřené na detail a velký obraz. Zeptejte se na zájmy hned od začátku, abyste měli směsici lidí a dovedností.

Koordinace událostí

I když máte nekonečný seznam dobrovolníků, pokud nevíte, jak je efektivně naplánovat a využít, určitě narazíte na mnoho dalších nerovností podél silnice.

  1. Určete, co k akci potřebujete -
    PRO VÝROČNÍ UDÁLOSTI: Zkontrolujte minulé záznamy. Najděte závěrečnou zprávu nebo získejte záznamy z předchozího roku a zkontrolujte potřeby dobrovolníků.
    PRO NOVÉ AKCE: Určete celkové cíle. Ujistěte se, že máte stanovenou zastřešující vizi, a sdílejte ji se svou klíčovou dobrovolnickou základnou. Ujistěte se, že každý rozumí hlavnímu cíli.
  2. Analyzujte logistiku událostí - Určete, které oblasti musí mít výbory nebo předsedy. Například baseballová fotografie by mohla být výborem jednoho, zatímco registrace 5K Walk / Run pravděpodobně potřebuje židli a tři až čtyři členy týmu na místě.
  3. Vytvářejte popisy úloh - Určete, čeho musí každá dobrovolnická funkce dosáhnout a jak to bude dokončeno. Pokuste se zkrátit popisy na dvě nebo tři věty.
  4. Umístěte dobrovolníky do oblastí, které odpovídají jejich talentu - Nechte lidi, aby se přihlásili k tomu, co chtějí - ale pokud si myslíte, že tam budou dělat lepší práci, požádejte je, aby přešli do jiné oblasti. Například dobře naladěný člověk je lepší v prodeji lístků než v praskání popcornu.
  5. Poskytněte důkladné informace - Vytvořte web nebo brožuru, která bude obsahovat vaše kontaktní informace a klíčové informace o události.
  6. Koordinujte dobrovolnické oblečení - Vyberte si odpovídající oblečení nebo vybavení, které vás oddělí. Noste jedinečné nebo barevně sladěné oblečení. To vám pomůže snadno se identifikovat jako dobrovolník na vaší akci a také vytvořit sjednocené dobrovolníky.
  7. Odeslat připomenutí - Posílejte připomenutí dobrovolníkům několik dní před vaší akcí. DesktopLinuxAtHome usnadňuje život zasíláním automatických připomenutí členům skupiny, kteří se zaregistrovali. Bonus: Organizátoři mohou ze stránky e-mailem informovat své dobrovolníky o změnách nebo aktualizacích.
  8. Zadejte podrobnosti o přihlášení - Sdělte jasný čas a místo, kde by se dobrovolníci měli přihlásit. Připomenutí: Zajistěte, aby dobrovolníci věděli, kde zaparkovat své auto.
  9. Komunikujte logistiku - Řekněte dobrovolníkům všechna pravidla, která mají dodržovat, například jestli mohou v práci jíst nebo pít. Sdělte jim, kde jsou toalety a kde budou během akce umístěny.
  10. Napište závěrečnou zprávu - Začněte vyplňovat mezery pro svou závěrečnou zprávu. To vám umožní zaznamenávat vylepšení a úspěchy za pochodu a připravovat něco pro další osobu, která povede.

Dobrovolník děkuji, děkuji, zaregistrujte se



Řekni Děkuji

Dobrovolníci dělají práci, protože chtějí podpořit věc, ale cítí se skutečně oceněni a oceněni, když si uděláte čas a DĚKUJEME jim! Navíc to zvyšuje šance, že znovu pomohou.

  1. Vyjádřete vděčnost na akci - Snažte se projít a osobně během akce poděkovat co největšímu počtu dobrovolníků. Toto spojení působí dojmem a je důležité.
  2. Poslat email - Napište krátký následný e-mail do 48 hodin, abyste rychle a pevně poklepali na záda. Pokud používáte DesktopLinuxAtHome, můžete dokonce poslat e-mail s poděkováním přímo z vaší registrace. Zvažte přidání data uložení události příštího roku.
  3. Napište poznámku - Udělejte si čas a vložte pero na papír. I v tomto technologickém věku lidé toto gesto oceňují.
  4. Zahrnout do zpravodaje - Umístěte článek do dalšího pravidelného zpravodaje nebo si připravte malou sekci „Vykřikněte“, kde můžete umístit jména dobrovolníků k uznání.
  5. Zveřejňujte na svém webu události nebo na sociálních médiích - Pokud má vaše škola nebo organizace web, umístěte DĚKUJEME seznam rodin, rodičů nebo členů, kteří pomohli.
  6. Naplánujte si akci pro dobrovolníky - Uspořádejte setkání po události, které chcete oslavit. Dobrovolníci mohou sdílet příběhy a vzpomínat na dobře odvedenou práci.
  1. Sestavte recenzi po události - Shromážděte se se svými dobrovolníky. Získejte klady a zápory a vymyslete další nápady, témata nebo vylepšení. Pozvěte všechny dobrovolníky, aby se zúčastnili. Může to být formální záležitost nebo rychlé setkání v tribunách po baseballovém zápase.
  2. Každý rok věnujte tradiční dárek - Začněte s tradicí rozdávání dárků, jako je plaketa, kousek křišťálu nebo zarámovaný certifikát pro předsedy výborů nebo vedoucí dobrovolníky. Dokonce i cetka, jako je kouzlo na náramek, pomůže rozpoznat vaše nejlepší dobrovolníky.
  3. Zvažte dobrovolnické výhody - Darujte dobrovolníkům doplňky, jako jsou trička, zbytky květů ze stolních dekorací, kupóny na odrazový můstek nebo nápoj.
  4. Rozdávejte ceny papírových desek - Vytvořte tradici rozdávání netradičních cen. Několik nápadů: Cena Silver Tongue Award pro někoho, kdo musel nečekaně mluvit za mikrofonem, nebo The Clutch pro někoho, kdo zabránil převrácení tichého aukčního stolu.

Plánování akcí a organizace lidí se může zdát ohromující, ale mít plán vám ušetří spoustu bolestí hlavy. Od začátku do konce přemýšlejte o svých dobrovolnících a o tom, jak nejlépe využít jejich talentu. Nejlepší způsob, jak začít plánovat vaši další událost, je úspěšně se orientovat v té vaší.

Betsy Biederstedt je ředitelka školy v důchodu, která nyní vyvažuje svůj čas jako domácí administrativní asistentka pro mnoho činností své rodiny.


DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizaci neziskových organizací.


Zajímavé Články