Hlavní Skupiny A Kluby Kontrolní seznam pro plánování festivalu

Kontrolní seznam pro plánování festivalu

festival plánování kontrolní seznam nápady tipy dobrovolníci akce vstupenky stánky hryFestival je skvělý způsob, jak spojit lidi, získat peníze pro věc nebo se jen dobře pobavit. Ať už pořádáte pro svou školu malý festival nebo rozsáhlou akci, které se lidé zúčastní na míle daleko, pomocí tohoto kontrolního seznamu zajistíte hladký průběh vašeho festivalu.

Šest (nebo více) měsíců ven

  • Stanovte cíle události - Oslavujete konec školního roku? Doufáte, že přilákáte více lidí, aby navštívili vaši církev? Shromažďování peněz pro věc? Váš cíl vám pomůže určit potenciální počet účastníků, kde můžete svůj festival inzerovat a další.
  • Shromážděte svůj výbor - Přiřaďte lidi do plánovací komise festivalu - budete chtít lidi s různými silnými stránkami, jako je fundraising, plánování akcí a komunikace.
  • Rozhodněte o prodeji vstupenek - Určete, zda budete prodávat lístky, a pokud ano, stanovte cenový bod. To je také čas, kdy budete chtít začít zkoumat potenciální prodejce lístků, pokud je to trasa, kterou chcete jít. Tip geniální : Prodávejte lístky na festival s online registrací .
  • kontrolní seznam pro plánování festivalu, tipy ke stažení, tipy k tisku, časová osa Vyberte téma - Můžete to založit na sezóně, jako na tradičním podzimním festivalu, nebo to udělat kreativním, jako na konci školního cirkusu.
  • Odhadněte počet potenciálních účastníků - Pokud jste v prvním ročníku, může to být složitější zjistit. Podívejte se na podobné festivaly v okolí jako na výchozí bod. Pamatujte, že je lepší přeceňovat než podceňovat.
  • Určete své demografické údaje - Zjistěte, jaké věkové skupiny budou pravděpodobně zastoupeny. To vám pomůže, když začnete plánovat, jaké aktivity a zábavu na své akci nabídnete. Herní stánky ve stylu karnevalu? Hudební pódia? Směs obou?
  • Vytvořte plán získávání finančních prostředků - Je více než pravděpodobné, že vaším cílem je alespoň částečně získat peníze pro dobrou věc. Sponzoři festivalu jsou žádaní, takže začněte vybírat dary brzy. Obzvláště užitečné může být nalezení sponzora, který vám pomůže s náklady.
  • Nastavit rozpočet - Možná bude nutné udělat nějaké dohady, pokud je váš festival nový, takže neváhejte a začněte v malém a buďte realističtí. Nejprve určete zdroje svého rozpočtu (fundraising, sponzoři, dary, roční fondy atd.) A zjistěte, zda existují způsoby, jak být kreativní.
  • Zarezervujte si místo - Ujistěte se, že můžete pořádat akci kdekoli a kdykoli chcete. Vyhledejte místo a ujistěte se, že se do něj vejde vybavení a aktivity, které jste naplánovali.
  • Získejte povolení - Zjistěte, zda potřebujete nějaký typ povolení od vaší obce k pořádání festivalu. Budete potřebovat zavřít nějaké ulice nebo zařadit parkovací místa ve městě? Pokud ano, bude pravděpodobně nutné povolení.
  • Být v bezpečí - Zvažte, zda budete pro svou akci potřebovat bezpečnostní důstojníky. (A zapadnout do svého rozpočtu.)

Tři měsíce venku

  • Plánujte činnosti - Dokončete aktivity, které váš festival nabídne, a pokud se budete spoléhat na zaměstnance nebo dobrovolníky, kteří je budou vést. Tip geniální : Zkuste tyto 30 festivalových herních nápadů pro získávání finančních prostředků .
  • Kontaktujte dodavatele - Pravděpodobně budete potřebovat pomoc, aby se všechny tyto činnosti uskutečnily. Prozkoumejte a získejte nabídky pro stanice, jako je nádrž na namáčení, zoo pro mazlíčky, skákací dům atd.
  • Počítejte dobrovolníky - Rozhodněte se, kolik dobrovolníků budete potřebovat, a vytvořit online registraci koordinovat je všechny podle úkolu a času.
  • Knižní zábava - Dokončete všechny kapely, DJe, tanečníky atd., Které plánujete předvést na festivalu. Totéž platí pro každou dětskou zábavu - jako umělec s balónem.
  • Dokončete jídlo - Zjistěte, jaké jídlo budete podávat, a zda budete chtít, aby dobrovolníci vařili, nebo aby byla akce zajištěna. (Vaše akce může být stejně jednoduchá jako prodej čipů a lahví vody.) Zarezervujte si mobilní jednotky, jako jsou potravinářské vozy nebo stánky se zmrzlinou.
  • Mít plán B - Pokud je váš festival venku, rozhodněte se pro plán deště. Přeplánujete nebo uspořádáte akci na blízkém místě v interiéru?
  • Najměte si bezpečnostní pracovníky - Pokud máte velký festival, je to jeden krok, který nebudete chtít přeskočit.
  • Zabezpečte povolení - Objednejte si pro svou akci přenosné toalety nebo zjistěte další sociální zařízení. Zeptejte se ve své obci, zda zákony vyžadují určitý počet koupelen na základě počtu účastníků. Pokud plánujete podávat alkohol, požádejte o potřebné licence.
  • Zabezpečte sponzory a získejte peníze - Na tom byste měli neustále pracovat, ale v tomto okamžiku by měl být fundraising a dosah sponzoringu v plném proudu. Budete chtít, aby vše bylo dokončeno v příštích několika měsících. Požádejte místní podniky, aby věnovaly věci nebo ceny za tomboly nebo tiché aukce, které jste naplánovali. Tip geniální : Potřebujete inspiraci? Zkuste tyto 40 nápadů na tichou aukci .

Jeden měsíc ven

  • Inzerujte svůj festival - Vyberte médium, které vaše cílové publikum s největší pravděpodobností uvidí. Několik nápadů, které je třeba vzít v úvahu: reklamy na sociální média, poštovní zásilky nebo letáky s dárky / dárky domů, dárky / spoty v místních blogech / novinách / televizních stanicích. Zvažte možnost rozdat pár lístků místním médiím, aby se zvýšil zájem. Zavěste banner poblíž vašeho festivalového webu s datem a časem a zachyťte obyvatele v okolí, kteří by mohli mít zájem.
  • Dokončete činnosti - Nyní byste měli mít připravený silný plán pro všechny aktivity, které váš festival bude zahrnovat. Ujistěte se, že máte pro každou aktivitu vedoucího dobrovolníka, který byl řádně vyškolen ve všech postupech a procesech.
  • Nezapomeňte na parkování - Ujistěte se, že váš nábor dobrovolníků zahrnuje obsluhy parkování. Pokud požádáte lidi, aby za parkování zaplatili, udělejte z nich dar ve svůj prospěch nebo související věc.
  • Projděte si časovou osu - V kolik hodin začnou představení? V kolik hodin budou vyhlášeni vítězové tiché aukce nebo tomboly? Plánujte se co nejpřesněji držet časové osy, aby vaši účastníci věděli, co mohou očekávat.
  • Tisk map - Pokud je váš festival velký, vytvořte mapy, které účastníkům ukáží, kde najdete konkrétní stánky, zábavu, jídlo a toalety. Nezapomeňte na stánek první pomoci a zásoby.
  • Mít plán plateb - Rozhodněte, jak budou účastníci platit za aktivity a nápoje na festivalu - hotovost, vstupenky, žetony, náramky atd., A získejte potřebné příslušenství.
Plánování školního karnevalu nebo dobrovolníků na festivalu a registrace online vstupenek Přihlašovací formulář pro dobrovolníky School Party Youth Group

Jeden týden ven

  • Dokončete jídlo - Nyní byste měli mít dobrý nápad, kolik lidí se může zúčastnit. Promluvte si se svým kuchařem nebo jiným příslušným poskytovatelem stravovacích služeb o jakýchkoli vylepšeních konečných čísel.
  • Odeslat závěrečnou komunikaci - Komunikujte s dobrovolníky přesně o tom, kde a kdy. Pokud je pravděpodobné, že tam budete zmateni, zahrňte mapu. Tip geniální : Odesílejte vlastní připomenutí a zprávy prostřednictvím DesktopLinuxAtHome.
  • Vytvořte vedoucí týmu - Přiřaďte jednoho nebo více lidí, aby sloužili jako kontaktní místa pro den festivalu, pokud se něco pokazí nebo pokud mají dobrovolníci otázky. Rozdělte jejich čísla mobilních telefonů mezi dobrovolníky.
  • Plán vyčištění - Nezapomeňte, co se stane poté, co se váš festival vypne, a zajistěte potřebné předměty, aby pro vaše dobrovolníky bylo čištění hračkou.
  • Zkontrolujte podrobnosti - Říkají, že ďábel je v detailech. Mysleli jste na všechny své? Máte dost lístků, náramků, žetonů, drobné hotovosti? Co se stane, pokud se dobrovolníci nedostaví včas (nebo vůbec)?
  • Proveďte kontrolu počasí - V případě potřeby prodiskutujte implementaci dešťového plánu.

Den události

  • Postavte stánky nebo stany - U velkých festivalů to možná budete muset udělat alespoň den nebo dva předem. U menších akcí by mělo stačit několik hodin před začátkem festivalu.
  • Umístěte parkovací značky - Zajistěte, aby bylo jasné, kudy by měla automobilová doprava proudit, abyste nakonec nezanášeli nedaleké ulice.
  • Bezpečnostní důstojníci stanice - Pokud používáte bezpečnostní důstojníky, umístěte je na strategická místa po celém festivalu a prodiskutujte, jaký je protokol pro případ nesprávného chování.
  • Plaťte prodejcům - Pokud jste to neudělali předem, ujistěte se, že jste se dohodli na dohodě s jakýmikoli prodejci nebo baviči, kteří ještě musí být placeni.
  • Přihlaste se dobrovolníci - Vyplňte případné mezery ve svém plánu po příjezdu dobrovolníků a odbavte se. Opravdu potřebujete tři lidi u nádrže na namočení nebo byste mohli přesunout ještě jednu osobu do pokladny?
  • Zůstaň v klidu - Pozdravte návštěvníky festivalu s úsměvem a udržujte vše v perspektivě. I když vše nejde podle plánu, hrajte s údery a pamatujte, že dáváte lidem zábavný čas s rodinou a přáteli. To stojí za oslavu!

Po festivalu

  • Děkujeme dobrovolníkům - Připravte si stanici s dárkovými taškami pro dobrovolníky při odchodu nebo jinou malou známku vděčnosti. Zvažte později speciální akci pro ocenění dobrovolníků pro velkou událost. Tip geniální : Zkuste tyto 50 levných nápadů a dárků na ocenění dobrovolníků .
  • Sestavte závěrečnou zprávu - Vyhodnoťte své výdaje a kolik peněz jste pro svou věc získali. Využijte tyto možnosti při plánování vaší příští události.
  • Děkujeme sponzorům - Psát a posílat poznámky sponzorům a dalším dárcům akcí. Použijte informace z vaší závěrečné zprávy, abyste jim ukázali, jak jejich patronát změnil.

Jakmile se prach usadí, budete připraveni začít plánovat příští rok!

ledoborec otázky pro střední školu

Sarah Pryor je novinářka, manželka, matka a fotbalový fanoušek Auburn žijící v Charlotte v Severní Karolíně


DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizování skupin a klubů.

koncem sezóny nápady na fotbalové večírky

Zajímavé Články