Hlavní Neziskové Organizace Kontrolní seznam pro plánování akcí pro získávání finančních prostředků

Kontrolní seznam pro plánování akcí pro získávání finančních prostředků

Akce fundraisingu mohou pro vaši organizaci získat spoustu peněz, pokud jsou dobře naplánovány a provedeny, ale mohou být také časově náročné a drahé. Klíčem je strategické plánování a jasné stanovení rozpočtu, účelu a cílů předem. Po výběru data a vytvoření hlavního plánu pro vaši událost pomůže vytvořit časovou osu a kontrolní seznam, abyste mohli zůstat na správné cestě. Hodně štěstí a bav se!

Šest měsíců (nebo více)

  • Definujte účel - Než začnete plánovat, rozhodněte se o účelu vaší akce. Je to pro fundraising nebo jde také o vzdělávání dárců ve vaší organizaci? Více cílů je v pořádku, ale je nejlepší mít jeden hlavní účel, který řídí akci. Během procesu plánování mějte na paměti své hlavní i vedlejší cíle, abyste se soustředili na celkový obraz.
  • Stanovit cíle a cíle - Stanovte konkrétní cíle a cíle pro vaši událost získávání finančních prostředků. Kolik peněz se snažíte získat? Je to pro jednu oblast nebo více oblastí vaší neziskové organizace, firmy nebo skupiny? Při nastavování rozpočtu mějte na paměti svůj cíl získávání finančních prostředků.
  • Delegát - Větší organizace mohou mít celé oddělení plánování akcí, což je dárek. Pokud je to váš případ, dejte týmu jasný přehled cílů, cílů a vašeho rozpočtu a nechte je provést hlavní plánování. Pro nás ostatní to vyžaduje vesnici - nebo alespoň opravdu efektivní výbor. Požádejte svého hlavního plánovače událostí nebo ředitele vývoje o přijetí výboru, který bude dohlížet na různé aspekty fundraiserů. Akce bude mnohem plynulejší, pokud budou existovat jasné role, cíle a očekávání.
  • Zaměřte své publikum - Chcete-li zjistit, na koho pozvete nebo prodáváte vstupenky, zamyslete se nad tím, kdo je vaším cílovým publikem a zda je akce vhodná pro rodinu. To vám pomůže určit vaše téma, jídlo a aktivity. Pokud navíc pozýváte celé své portfolio dárců - ať už jde o 100 nebo 1 000 lidí - zvažte, zda je chcete požádat o pozvání přátel.
  • Odhad docházky - Odhadněte, kolik lidí, o kterých si myslíte, že přijdou, podle toho, kolik jich pozvete, a podle toho, co víte o své dárcovské základně. To určí cenu letenky a velikost místa, které potřebujete najít. Přirozeně je snazší odhadnout, zda se jedná o každoroční událost.
  • Nastavit rozpočet - Navrhněte realistický rozpočet a pracujte v rámci těchto parametrů. Pokud se jedná o událost poprvé, budete muset provést nějaké poučené hádání. Promluvte si s dalšími organizacemi podobné velikosti, které pořádají podobné akce, a zjistěte, zda nemají nějaké návrhy ohledně rozpočtu. Zvažte náklady na místo konání, jídlo, poplatky za reproduktory / cestování / ubytování, kapelu / DJ, květiny, výzdobu a služby.
  • Nastavte cenu za lístek - Určete, co chcete za lístek vydělat, abyste určili cenu za lístek a kolik lístků musíte prodat. Některé události mají také více úrovní vstupenek a vstupních bodů, například lístek na večeři nebo nápoje a lístek na večírek. Můžete také prodávat VIP lístky se speciálními výhodami, jako je parkování obsluhy a prioritní sezení.
  • Najděte a zarezervujte si místo - Poté, co se rozhodnete pro velikost a rozsah vaší akce, najděte místo, které je v rámci vašeho rozpočtu a pomáhá vytvořit požadovanou atmosféru ve vaší sbírce. Zarezervujte si ho s dostatečným předstihem a zaplaťte veškeré požadované zálohy. Pokud je vaše akce venku, je dobré prozkoumat, zda budete potřebovat povolení pro stany, zvířata, zvuk, osvětlení, ohňostroje atd.
  • Sdělit podrobnosti - Upozorněte na svou sbírku všechny vhodné lidi, a to interně i externě. Vaše škola, nezisková organizace nebo organizace bude chtít vložit fundraiser do hlavního kalendáře a poté nastavit čas pro pozvání dárců a oznámení veřejnosti.
  • Nábor firemních sponzorů - Mnoho akcí na získávání finančních prostředků zahrnuje korporátní partnery, kteří sponzorují stůl nebo upisují určitou část akce. Vytvoření těchto partnerství bude mít přímý dopad na váš rozpočet a na to, kolik můžete utratit v jiných nákladných oblastech, jako je jídlo. Před náborem se rozhodněte, jak poznáte sponzory. V programech? Z jeviště? Na znameních?
  • Vyberte téma - Určete tón a téma pro vaši sbírku. Některé události jsou formální a jiné příležitostné. Tyto faktory budou určovat, jak plánujete a zdobíte. Tematické akce je zábavné plánovat a zúčastnit se, ale ne každá událost musí mít jednu. Někdy je nejlepší zachovat jednoduchost a neměnit témata každý rok. Uspořádáním „X Annual Nonprofit Gala“ snižujete plánovací zátěž pro své zaměstnance a dobrovolníky i peníze vynaložené na nový dekor a grafiku. Tip Genius: Zkuste jeden z nich 30 témat akcí pro fundraising .
  • Určete branding - Vytvořte odpovídající grafiku své akce, abyste ji mohli propagovat, nebo se rozhodněte, zda používáte logo své neziskové organizace. Pokud ano, zůstaňte v souladu se svou značkou a přidávejte prvek vizuálního zájmu.
  • Zarezervujte si jakékoli zabezpečení - Zvažte, zda na své akci potřebujete bezpečnostní pracovníky, a pokud ano, zapracujte to do svého rozpočtu.
  • Podepisujte prodejce a zábavu - Určete a zarezervujte si svého řečníka, kapelu / DJ, zábavu, fotografa / kameramana a kuchaře (pokud s místem konání nepřišel). Jakmile prodejci potvrdí svou účast, nechte s nimi pracovat člen výboru nebo vaše oddělení událostí na nezbytných cestovních opatřeních. Sdělte své cíle a očekávání týkající se akce a řečníka nebo baviče. Podepište všechny nezbytné smlouvy a zaplaťte veškeré potřebné vklady.

Tři měsíce venku

  • Naplánujte parkování - Zvažte, kde budou lidé parkovat, a pokud potřebujete najmout nebo zaměstnat dobrovolné parkovací služby. Často je užitečné mít na svém webu k dispozici parkovací mapu a tyto informace lidem zasílat před sbírkou. Pokud se jedná o formální událost, zvažte možnost parkování s obsluhou. Tip geniální : Přidejte k přihláškám přílohy pro zjednodušení podrobností události pro účastníky.
  • Nezapomeňte na zařízení - Není to ta nejúžasnější věc, na kterou byste měli myslet, ale ujistěte se, že máte strategii, kolik toalet má vaše místo v poměru k počtu účastníků. Možná budete muset přinést přenosné nočníky.
  • Vytvořte plán B - Pokud je vaše akce venku, připravte si plán B pro déšť, ať už se jedná o stan nebo alternativní místo konání.
  • Objednejte si květiny - Pokud budete mít na akci květiny, rozhodněte se, které květiny chcete, a zadejte objednávku. Z důvodu úspory peněz zvažte použití květin, které jsou v době konání sezóny. Zeleň je také volbou vhodnou pro rozpočet.
  • Naplánujte si nabídku - Dokončete nabídku pomocí kuchaře. Pokud se chystáte tisknout nabídky pro tabulky, pokračujte a rozhodněte se pro rozložení a písmo. Vytiskněte si je hned teď nebo si nastavte připomenutí, abyste je vytiskli o měsíc déle.
  • Inzerovat - Tři až čtyři měsíce je nejlepší čas zahájit reklamu na vaši akci, abyste se ujistili, že se dostane do kalendáře lidí. Informace můžete sdílet na sociálních médiích prostřednictvím e-mailových zpravodajů a / nebo uložit datum - buď kopií zaslanou poštou, nebo digitální pozvánkou.
  • Nastavte online registraci - Vytvořte online registrace pokud je to možné, zefektivněte své žádosti o potvrzení a platby vše v jednom systému.
  • Ověřte účastníky - Máte systém, kde můžete zaznamenávat, kdo se účastní a zda zaplatil. Rozhodněte se, zda posíláte e-mailem nebo e-mailem lístky. Zvažte také, co budete dělat, pokud se lidé, kteří nejsou na seznamu RSVP, objeví v noci konání akce. Tip geniální : Stáhněte si informace o události pomocí DesktopLinuxAtHome vlastní hlášení .
  • Cílit na pozvánky - Zajistěte svou reklamu směrem k cílovému publiku. To, co funguje pro mileniály, není stejný přístup k použití s ​​baby boomers. Bez ohledu na vaše publikum musíte lidi přesvědčit, že akce stojí za jejich čas a peníze.
  • Pozvěte významné dárce - Osobně pozvěte své hlavní dárce. Jmenujte rozvojového referenta nebo jiného zaměstnance, aby zavolal a pozval dárce na akci.
  • Dotkněte se základny s reproduktorem / zábavou - Spolupracujte s řečníkem nebo bavičem na akci, abyste potvrdili vaše očekávání na večer.
  • Naplánujte si dobrovolníky - V závislosti na velikosti a rozsahu vaší akce zvažte žádám dobrovolníky o pomoc , před i v den akce. Poskytněte jim jmenovky nebo košile a jídlo v den akce.

Jeden měsíc ven

  • Potvrďte program - Dokončete agendu / časovou osu se všemi klíčovými hráči. Ujistěte se, že všichni účastníci / účinkující / konferenciéři znají harmonogram a očekávání. Pokud mají dotazy, poskytněte jim kontaktní místo.
  • Poslat pozvánky - Posílejte formální pozvánky čtyři až šest týdnů před akcí a nezapomeňte zahrnout cestu k RSVP s termínem dva týdny před akcí, abyste měli dobrou představu o číslech.
  • Plánujte okolní hudbu - Rozhodněte se o hudbě na pozadí, pokud to pro vaši akci kapela nebo DJ nepokrývá.
  • Potvrďte sponzorství - Potvrďte všechna svá firemní a soukromá sponzorství a dejte jim vědět, jak budou uznána.

Dva týdny venku

  • Uspořádejte platby - Naplánujte platební metody pro prodejce, umělce, fotografy a servisní pracovníky.
  • Potvrďte RSVP - Dvakrát zkontrolujte čísla docházky u místa konání a stravování, abyste se ujistili, že máte dostatek stolů, židlí a jídla. Očekávejte, že se někteří lidé neobjeví a někteří přijdou bez RSVPing. Obvykle se to vyrovná, ale je vždy moudré mít další židle a několik dalších prostírání.
  • Dokončete plány - Setkejte se s vedoucím týmu nebo předsedy výborů a vraťte se do každé oblasti časové osy události. Je to dobrá příležitost k vyplnění mezer a zajištění toho, aby všichni byli na stejné stránce. Nezapomeňte vytvořit nezbytné plány zálohování.
  • Naplánujte závěrečnou komunikaci - Setkejte se s kapelou, konferenciérem, zábavou a dobrovolníky a dejte jim mapy a aktualizovanou časovou osu pro noc.
  • Tisk seznamu hostů a jmenovek - Potvrďte a vytiskněte seznam hostů a jmenovky. Mějte pro hosty na poslední chvíli k dispozici prázdné jmenovky nebo chybějící jmenovky.
  • Dokončit sezení - Pokud jste přiřadili sezení, potvrďte uspořádání stolu a tabulku sezení.
  • Naplánujte vyčištění - Vytvořte plán vyčištění a sdělte ho svému týmu, aby věděl, co dělat, jakmile událost skončí. Ujasněte si, co místo bude dělat a co je váš tým zodpovědný za dokončení.

Den před

  • Založit - Je-li to možné, připravte místo konání den předem (nebo brzy ráno v den konání akce). Ujistěte se, že jsou všechny značky nahoře, tabulky jsou na místě a oblast registrace zahrnuje jmenovky, registrační seznam, pera a papír.
  • Proveďte cvičný běh - Pokud se jedná o velkou nebo komplikovanou událost se spoustou pohyblivých částí, zvažte provedení cvičného běhu, abyste se ujistili, že víte, kde bude vše nastaveno a kde a kde lidé musí být.
  • Potvrďte všechny podrobnosti - Den předem je téměř stejně důležitý jako den akce. Potvrďte všechny hlavní a vedlejší podrobnosti, které jsou pro událost důležité, jako je dodávka květin / dekorů, objednávka jídla, plán a cestování hostujících řečníků.
  • Dvakrát zkontrolujte počasí - Pokud to vypadá jako déšť, proveďte plán B pro venkovní akce a mějte k dispozici deštníky a hlídače parkování pro vnitřní akce. I když déšť nikomu neublíží, lidé mají tendenci se odhlásit z událostí, když je špatné počasí.

Den události

  • Dokončete nastavení - Připravte všechno, co jste den předtím nebyli schopni.
  • Komunikovat - Zajistěte, aby všichni zaměstnanci, dobrovolníci a prodejci měli kopie harmonogramu, pokynů a kontaktních telefonních čísel, pokud někoho potřebují kontaktovat.
  • Ustavit - Zaplaťte prodejcům a nezapomeňte jim poděkovat.
  • Stanovte parkovací značky - V případě potřeby umístěte parkovací značky, které hosty nasměrují, kde zaparkovat. Zablokujte oblasti, kde by lidé neměli parkovat, a mohli byste se o to pokusit.
  • Vyplňte dobrovolnickou kontrolu - Přihlaste se k dobrovolníkům a ujistěte se, že mají vše, co potřebují.
  • Srdečně vítejte - Bez ohledu na to, co se děje v zákulisí, pozdravte hosty s úsměvem a dejte jim vědět, že jste rádi, že přišli.

Po akci

  • Napište děkovné poznámky - Po akci nezapomeňte poděkovat svým účastníkům, sponzorům, dárcům a dobrovolníkům. Poznámka nebo telefonát mají dlouhou cestu, protože lidé vynaložili čas, energii a peníze na to, aby vaše akce byla úspěšná. Když se lidé cítí oceněni, je mnohem pravděpodobnější, že se znovu zúčastní. Využijte tuto příležitost a připomeňte jim, čeho jejich podpora pomohla dosáhnout.
  • Vyplňte úplnou analýzu - Analyzujte své náklady, výnosy a odhadovaný čas, který do akce připadl, abyste zjistili, kolik peněz jste pro svou věc získali a kolik času vám, vašim zaměstnancům a dobrovolníkům trvalo. Na základě těchto informací se rozhodněte, jak v budoucnu pokračovat v podobné události.

Plánování fundraisingové akce může být hladký proces s dobře načrtnutým plánem a skvělým týmem. Nezapomeňte se během celého procesu soustředit na celkový obraz a sledovat svůj čas a výdaje, abyste maximalizovali své úsilí o získávání finančních prostředků.



seznam otázek, které je třeba položit, abyste někoho poznali

Andrea Johnson je rodená Texasanka, která nyní žije v Charlotte v Severní Karolíně se svým manželem a dvěma dcerami. Baví ji běh, fotografování a dobrá čokoláda.


DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizaci neziskových organizací.


Zajímavé Články