Hlavní Obchodní Tipy pro řízení projektů na pracovišti

Tipy pro řízení projektů na pracovišti

fotografie čistého pracovního prostoru s notebookem vedle prázdného papíru
Nejasné návrhy, jako je plánování dopředu a inteligentní práce na projektech, často neposkytují podrobné rady pro zvýšení efektivity. Kromě toho aspekty, jako je týmová práce, pracovní prostředí a morálka, jsou někdy vynechány z konverzace o produktivitě a řízení projektu.

získat peníze na misijní cestu

Podívejte se na naše oblíbené nápady, které vám a vašemu týmu pomohou dosáhnout pokroku a projektů. DesktopLinuxAtHome přeci existuje, aby zvyšoval produktivitu tím, že usnadňuje organizaci skupin. Pojďme do práce!

Praktické nápady pro řízení projektů

Tyto nápady jsou přímé a snadno se implementují při zvyšování úrovně produktivity.

  • Vezměte si třídu - Chcete-li se naučit umění projektového řízení, najděte online kurz nebo užitečné video z YouTube, které učí základy. Čas, který dáte učení, bude pravděpodobně mít na vaši úroveň efektivity zásadní vliv.
  • Najděte tu správnou softwarovou službu - Vyhledávání Capterra najít software, který je pro váš projekt vhodný. Když plná organizace používá stejný software, zvyšuje se produktivita každého. Mezi naše oblíbené patří Trello, Teamwork, Redbooth, AirTable a Basecamp.
  • Udělat seznam - V dnešní době existuje tolik způsobů, jak vytvářet jednoduché seznamy. Od robustních aplikací pro smartphony a elektronických tabulek až po klasické papírové a pero - seznam vám pomůže dostat hromadu úkolů z vaší hlavy a do prostoru, kde mohou mít prioritu.
  • Zvyšte rozmanitost - Společnosti, které si najímají různorodé talenty, mají konkurenceschopnost, pokud jde o produktivitu. Najímejte manažery, snažte se přilákat lidi, kteří se v týmu liší od ostatních a nabídnou nový pohled na projekty.
  • Využijte formuláře - Pokud obdržíte velký počet e-mailů o daném tématu, může vám pomoci vytvořit formulář žádosti pomocí Formstack nebo Google Forms. Všestranné a tak složité, jak je potřebujete, jsou formuláře fantastickým nástrojem pro zefektivnění řízení projektů.
  • Přijměte Gantta - Ganttovy diagramy jsou základem řízení projektů a fungují dobře pro lidi, kteří se učí vizuálně nebo potřebují sledovat více projektů najednou. Prohledejte na internetu šablony aplikace Excel nebo aplikaci, která vytváří základní Ganttovy diagramy.
  • Vytvářejte popisy úloh - Pokud máte složitý dlouhodobý projekt, zvažte vytvoření organizačního diagramu konkrétně pro daný projekt nebo podrobný popis práce pro každého člena týmu, dokonce i dobrovolníky.
  • Dávkování času - Hrajte si společně čas a dokončujte stejně smýšlející úkoly.
obchodní schůzky konference firemní notebook registrační formulář podniky finanční poradce poradenství poradenství konzultace daně konzultace setkání modrá registrace formulář
  • Sledování času - Použití řešení jako TimeTap ke sledování času, který strávíte na určitých projektech, bude informovat váš tým, když odhadujete, jak dlouho budou budoucí projekty trvat. Cassy Aite, spoluzakladatelka a generální ředitelka společnosti Hoppier, doporučuje nábožensky sledovat čas vašeho týmu. „Ačkoli to zdánlivě nemá mnoho společného s řízením projektů, je to skutečně zásadní,“ uvádí Aite. Celý měsíc Aite a jeho tým sledovali čas jejich projektu, když pracovali. Na konci měsíce věděli zhruba, kolik času trvalo provedení každého úkolu, což usnadnilo stanovení realistických termínů pro budoucí projekty.
  • Použijte API - Doplňky jako Zapier mohou připojit vaše oblíbené aplikace a zvýšit celkovou produktivitu. Zahrajte si s nástroji, které již používáte, a naučte se zkratky pro jejich integraci.
  • Diktát - Pokud máte tendenci získávat nápady během řízení nebo multitaskingu, diktátové zařízení, aplikace pro záznam hlasových poznámek nebo smartphone s touto funkcí mohou být fantastickou investicí. Rekordéry jsou také užitečné pro rychlé schůzky, kde chcete být přítomni, na rozdíl od psaní poznámek.
  • Zálohujte svou práci - Tento nápad se může zdát obyčejný, ale každý den lidé při nehodě přijdou o svá data. Vytvořte proces zálohování své práce za pochodu, nebo investujte do možnosti zálohování, jako je Box, Backblaze, Azure, Dropbox, Google Storage nebo externí zařízení pevného disku.
  • Postupy dokumentace - Sean Clancy, ředitel SEO v Edge Marketing, navrhuje přidělit standardní provozní postupy pro všechny úkoly, aby byla zajištěna jednotná konzistence. Díky srovnávacím technikám můžete snadno určit zaměstnance, kteří potřebují další povzbuzení nebo školení.
  • Aplikace pro zaznamenávání poznámek - Uchovávejte všechny své poznámky ze schůzky na jednom místě pomocí jediné aplikace. Ještě lépe, umožněte jim vyhledávat podle klíčových slov nebo značek. Mezi příklady notetakingových nástrojů patří Evernote, One Note, Google Docs a Bear. Nejste připraveni přejít na digitální technologii ve svém zápisníku? To je v pořádku! Zkuste si vybrat notebook, který lze snadno naskenovat nebo po dokončení každé stránky vyfotografovat.

Naplánujte si schůzky se strategií služeb zákazníkům po přihlášení. Zobrazit příklad

Týmové tipy pro řízení projektů

Týmy jsou mízou moderní společnosti. Výbory a oddělení pro spolupráci často sdílejí práci a řídí projekty společně. Tyto tipy jsou určeny pro týmy, protože spolupracují a sdílejí informace.

  • Sdělení - Dohodněte se na celofiremním nástroji pro rychlou komunikaci po celý pracovní den. Zatímco e-mail může být užitečný při komunikaci s lidmi mimo vaši organizaci, při krátké komunikaci s kolegy v práci o úkolech stojí za to prozkoumat produktivnější řešení. Zvažte použití chatovacího softwaru jako Slack, Microsoft Teams, WhatsApp nebo HipChat.
  • Přiřaďte jediného vlastníka projektu - Drew Mandish, ředitel digitálního marketingu v ROI Amplified, poukazuje na to, jak jeden vlastník projektu umožňuje jednotlivci zajistit dodržování časových harmonogramů a poskytování výstupů. Tento proces chrání malé předměty před propadáním trhlinami a působením větších problémů.
  • Jděte agilní - Přijměte agilní metodu řízení projektů a zvyšte produktivitu svého pracoviště. Malte Scholz, generální ředitel a spoluzakladatel společnosti Airfocus, jmenuje zůstat agilní jako jeden ze svých nejlepších tipů pro řízení projektů, protože umožňuje jeho týmu přizpůsobit se termínům, zúčastněným stranám a cílům. Agilní metoda je obzvláště běžná v technologických společnostech, jako je Airfocus, kde změna jediné podmínky může posunout celý váš projekt. Prozkoumejte software jako Jira, Zoho Sprints, GitLab a Scrumwise a posuňte tým do agilního procesu.
  • Zjednodušte online platby - Pokud jste maloobchodní společnost, služba pro domácnost nebo organizace založená na darech, zvažte přidání možnost online platby . Pokud tuto možnost již máte, promyslete si zkušenosti uživatele jako tým a vymyslete způsoby, jak to vylepšit. Zefektivnění tohoto aspektu projektu zvýší produktivitu, příjem a sníží počet otázek.
  • Vyhodnoťte účinnost - Čas od času proveďte audit, který vyhodnotí produktivitu společnosti a oslaví vítězství týmu.
  • Podporujte autenticitu - Autenticita je praxe, kdy uznáváte své vlastní zkušenosti s tím, kdo jste, a poté podle toho sladíte své chování. Zaměstnanci, kteří jsou skutečně autentičtí, zažívají větší soudržnost a propojení se svými týmy.

Naplánujte si oběd a učte se pomocí registrace. Zobrazit příklad

Podporujte produktivní pracovní kulturu

Podporujte emočně bezpečné prostředí poskytováním zdravé organizace, kde se daří projektům. Modelujte vysokou angažovanost a budujte důvěru se svými zaměstnanci, protože poskytujete kulturu, kde se mohou soustředit a dodržovat termíny jako skupina.

  • Sdílet aktualizace - Vytvořit efektivní interní komunikační kanály. Lidé potřebují vědět, co se v organizaci děje, a tak získejte inovativní způsob sdílení komunikace. Zvažte intranetovou platformu nebo pravidelnou kadenci týmových schůzek určených ke sdílení interních informací, jako jsou priority projektu a celofiremní aktualizace.
  • Koučujte své kouče - Trénujte projektové manažery v pozitivní taktice koučování, aby byli připraveni vyzdvihnout silné stránky svého týmu a nabídnout povzbuzení, když se situace zhoršuje. Přiveďte trenéra na výkonné úrovni, který každému ukáže lana a setká se individuálně s každým projektovým manažerem.
  • Přeložit Účel - Podle Harvardský obchodní přehled , jeden inspirovaný zaměstnanec může vyprodukovat až 2,25 středně spokojených zaměstnanců. Najděte způsoby, jak inspirovat a připomenout členům týmu, jak ve svých každodenních projektech plní poslání a vizi společnosti a na čem záleží. Tyto upomínky by měly být přírodní a organické, na rozdíl od vynucených nebo konzervovaných.
  • Uklidněte se - Snižte stres na pracovišti kromě přestávek mezi projekty podporováním všímavosti a pozitivity. Nepřítelem produktivity na pracovišti je syndrom vyhoření, stres, vyčerpání, porážka a soucitná únava. Abyste udrželi krok s průběhem projektu, je třeba váš tým osvěžit a nabít energií. Tip Genius: Podívejte se na tyto tipy pro znovu nabijte své pracovníky .
  • Pohybujte se - Povzbuďte zaměstnance, aby během oběda chodili do posilovny nebo se vydali na odpolední procházku po okolí nebo se protáhli mezi časovými bloky. „Dokonce i přepnutí místa schůzky do kavárny za rohem nebo do parku přes ulici poskytuje novou energii,“ říká Edward Belleville, Content Marketing a PR manažer ve Spacebase. Tip Genius: Zahajte firemní wellness program s tyto nápady a tipy .
  • Budujte sebeuvědomění - Připravte si zážitky, které lidem pomohou dozvědět se více o sobě a ostatních. Zvyšování empatie a relační důvěryhodnosti zlepšuje produktivitu a týmovou práci, když řešíte projekty společně a rostete ve skupině.
  • Inovovat - Týmy, které inovují, vytvářejí vysokou úroveň produktivity a synergie. Alexandra Zamolo, vedoucí marketingu obsahu ve společnosti Beekeeper, vysvětluje, jak mohou být členové týmu nejproduktivnější, když jsou povzbuzováni ke kreativní, rušivé a netradiční práci. Setkání brainstormingu slouží jako dobrý výkop každý týden, aby se myšlenky mohly šířit. Ať už vás čeká nový projekt, nebo vám dochází čas na starším, je výhodné mít svůj tým společně v jedné místnosti, abyste se na projektu navzájem podporovali.

Naplánujte výstupní schůzky projektu pomocí registrace. Zobrazit příklad

Vytvořte produktivní kancelářské prostředí

Prostředí ovlivňuje spokojenost zaměstnanců, kreativitu a výstup projektu. Ujistěte se, že svému týmu poskytnete ideální pracovní prostor bez obav o bezpečnost a rozptýlení.

  • Poskytujte pohostinství - Dejte svému týmu kávu, čaj, filtrovanou vodu, ovoce a občerstvení, které si můžete užít při práci na úkolech. Když se hosté zastaví na schůzkách nebo pohovorech, nabídněte jim čerstvou kávu nebo vodu. Trochu pohostinnosti je dlouhá cesta k vytvoření tepla a předvedení péče na vašem pracovišti. Poskytování kofeinu pro rušné vedoucí projektů je také výhra, výhra!
  • Think Ahead on Tech - Nastavte si svůj prostor pro schůzky pomocí jednoduché, ale efektivní technologie. Ujistěte se, že každý zná heslo Wi-Fi, číslo technické podpory, jak promítat obrazovku a dokonce i jak zahájit improvizovaný videokonferenční hovor.
  • Ohněte to - Nabídka flexibilního kancelářského času. Ne každému se daří v základním prostoru stolu 9–5. Nabídněte zaměstnancům procento času, kdy mohou pracovat odkudkoli chtějí, nebo určit určité dny v týdnu jako dny v kanceláři a další dny jako dny odkudkoli. Poskytování možností, kde vaši zaměstnanci pracují, ukazuje důvěru a zaměřuje se na výstup projektu.
  • Upgrade Tech - Poskytněte novou technologii. Zní to tak jednoduše, ale zaměstnanci mohou okamžitě zvýšit svou produktivitu, když dostanou nejnovější technické nástroje. Poskytněte zaměstnancům notebooky, které si s sebou mohou vzít počítač na schůzku, rozšířený úložný prostor pro soubory a více monitorů u každého stolu. Vaši projektoví manažeři vám poděkují!
  • Osvětlete cestu - Dejte zaměstnancům na výběr, jaká je jejich úroveň osvětlení v kanceláři. Vytvářejte v některých prostorech pouze přirozené světlo a pro ostatní nastavte jasné zářivky a vše mezi nimi. Umožněte zaměstnancům jednoduché způsoby, jak získat kontrolu nad svým prostorem a jejich projekty budou stoupat.
  • Přidejte kreativitu - Přidejte do svého pracovního prostoru kreativní prvky a povzbuďte zaměstnance, aby mysleli kreativně a umělecky. Odvážné nástěnné malby, fotogalerie a firemní obrázky přispívají k personalizaci prostoru dlouhou cestou.
  • Přidejte rostliny - Skutečné rostliny přinášejí barvu a chuť do jakéhokoli kancelářského prostoru, zvyšují náladu a přinášejí kousky venku. Povzbuďte zaměstnance, aby si vzali rostlinu nebo dvě nebo převzali iniciativu a přidali do vaší celkové výzdoby kanceláře několik odolných rostlin v interiéru. Zvažte sukulenty, kaktusy, bambus, mírové lilie, břečťan, vzdušné rostliny, rostliny pavouků a hadů.
  • Optimální teplota - Je samozřejmé, že změny teploty v pracovním prostoru mají velký rozdíl. Nastavte termostat na 71-72 stupňů a umožněte lidem pohybovat se po budově do prostoru, ve kterém se cítí pohodlně, nebo si nainstalujte háčky, aby lidé mohli snadno nechat svetry nebo bundy u stolu pro další použití.
  • Postav se - Nabídněte členům týmu možnost stát se stoly, aby mohli při práci přepínat mezi sezením a stáním. Darujte kromě židlí také velké cvičební míče těm, kteří by je chtěli. Investujte do různých možností kancelářského sezení, které vám usnadní schůzky ve spolupráci.
  • Plánujte zábavu! - Pokud se vaše projekty cítí nudné nebo bez života, přineste několik zábavných aktivit několikrát do roka a zvyšte týmovou morálku. Použití tyto nápady na zapojení aby se vaši zaměstnanci více zapojili, a až přijde čas zabývat se projekty, budou se cítit více motivovaní. Tip Genius: Kromě nápadů na zapojení vyzkoušejte několik z nich nápady na akce ke zvýšení morálky zaměstnanců .

Uvědomujeme si, že k úspěšné organizaci je zapotřebí různorodý tým s inovativními strategiemi. Pomocí několika z těchto tipů můžete změnit způsob, jakým vy a váš tým plníte svou práci. A vězte, že vás tu povzbuzujeme ve snaze zvýšit produktivitu na pracovišti prostřednictvím výjimečného projektového řízení!

Erica Thomas je marketingový stratég zde na DesktopLinuxAtHome a rád se věnuje novým nápadům pro zvýšení produktivity.


DesktopLinuxAtHome usnadňuje organizaci podnikání.


Zajímavé Články